PRIVACY VERKLARING WQM - d.d. 15 mei 2018

Inleiding

WQM begeleidt en audit bedrijven in het midden- en kleinbedrijf op het gebied van Kwaliteit Veiligheid/Gezondheid (Arbo) en Milieu.

Met deze privacyverklaring geeft WQM inzicht in hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, wat onze plichten en uw rechten zijn, en hoe u uw wensen m.b.t. uw gegevens aan ons kenbaar kunt maken. WQM neemt uw privacy heel serieus en wij zullen informatie over u altijd op een veilige manier verwerken en gebruiken.

 

Er zijn situaties waarin uw persoonsgegevens door WQM worden ontvangen, gebruikt en bewaard. Omdat WQM zich richt op de zakelijke markt betreft dit voornamelijk uw naam en eventueel uw privé e-mailadres en/of uw privételefoonnummer (afhankelijk of u zelf aangeeft via deze mail en/of dit nummer te willen communiceren, in de praktijk communiceren wij hoofdzakelijk via bedrijfsgegevens). 

Als u op- en aanmerkingen heeft op de inhoudt van deze privacyverklaring, dan verzoeken wij u contact met ons op nemen. Onze contactgegevens vindt u onder aan deze verklaring.

 

Doelen waarvoor uw gegevens worden gebruikt

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door WQM. Deze doelen worden hieronder toegelicht.

 

1. Contact opnemen met WQM

Wanneer u met WQM contact opneemt* en er is sprake van een vervolgcontact waarvoor uw gegevens (naam, contactgegevens en onderwerp/vraag) nodig zijn, dan bewaart WQM deze gegevens zorgvuldig met als doel weer met u in contact te kunnen treden. Bijvoorbeeld bij een offerteaanvraag worden alleen de contactgegevens van het bedrijf genoteerd. Echter vragen we wel om de naam van een contactpersoon. Dit gegeven wordt bewaard in het klantendossier van desbetreffende (potentiele) klant.

* hetzij telefonisch, per sms/app, via social media, per e-mail, per post of via het contactformulier op de WQM website.

 

2. Contact met bestaande klanten en zakelijke relaties van WQM

De mogelijkheid bestaat dat een klant of een zakelijke relatie van WQM uw gegevens aan WQM doorgeeft met het verzoek contact met u op te nemen*. Ten eerste gaan wij er dan vanuit dat deze klant of zakelijke relatie uw toestemming heeft om deze gegevens aan ons door te geven. Over het algemeen is dit goed geregeld en betreft het uw werkgever of een gezamenlijke zakelijke relatie. Bijvoorbeeld als WQM start bij een nieuwe klant dan ontvangen wij regelmatig de namen en contactgegevens van de werknemers met wie wij een afspraak moeten inplannen. Indien na het eerste contact er sprake is van een vervolgcontact, waarvoor uw gegevens (naam, contactgegevens en onderwerp/vraag) nodig zijn, dan bewaart WQM deze gegevens zorgvuldig met als doel weer met u in contact te kunnen treden.

* hetzij telefonisch, per sms/app, via social media, per e-mail of per post.

 

3. Bezoekersanalyse website

De website van WQM verzamelt bezoekgegevens om de website te verbeteren, dit gebeurt automatisch via Google Analytics. Deze bezoekgegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan uw persoonlijke gegevens en ook niet herleidbaar naar uw gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van u websitebezoek of de pagina’s die u bezoekt. Deze gegevens worden bewaard om te analyseren en om daarmee onze dienstverlening te kunnen verbeteren.

 

Verwerking ontvangen gegevens

De gegevens die WQM ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:

 

1. Contact via het contactformulier op de WQM website

Op het moment dat u zich d.m.v. het contactformulier op de website aanmeldt voor informatie, worden de gegevens die u hebt ingevuld, per e-mail doorgestuurd naar WQM, waarna met u, indien nodig, per e-mail of telefonisch contact wordt opgenomen. Ontvangen e-mails worden op een veilige manier bewaard en gebruikt. Indien er een afspraak met u wordt gepland, dan zullen uw naam en contactgegevens worden opgenomen in een online-WQM-agenda. Deze agenda is veilig en met een wachtwoord afgeschermd.

 

2. Contact via e-mail

Op het moment dat u d.m.v. e-mail contact met ons heeft en u verstrekt daarin persoonsgegevens om dat contact te kunnen onderhouden, dan worden deze gegevens op een veilige manier bewaard en gebruikt. Indien er n.a.v. het e-mailcontact een bezoekafspraak met u wordt gepland, dan zullen uw naam en contactgegevens worden opgenomen in een online-WQM-agenda. Deze agenda is veilig en met een wachtwoord afgeschermd.

 

3. Contact via telefoon, sms of app

Op het moment dat u d.m.v. telefoon, sms of via de app contact met ons heeft en u verstrekt daarin persoonsgegevens om dat contact te kunnen onderhouden, dan worden deze gegevens op een veilige manier bewaard en gebruikt. Indien er n.a.v. het contact een bezoekafspraak met u wordt gepland, dan zullen uw naam en contactgegevens worden opgenomen in een online-WQM-agenda. Deze agenda is veilig en met een wachtwoord afgeschermd.

 

4. Contact via Social media, bijvoorbeeld Facebook en LinkedIn

Op het moment dat u d.m.v. social media contact met ons heeft en u verstrekt daarin persoonsgegevens om dat contact te kunnen onderhouden, dan worden deze gegevens op een veilige manier bewaard en gebruikt. Indien er n.a.v. het contact een bezoekafspraak met u wordt gepland, dan zullen uw naam en contactgegevens worden opgenomen in een online-WQM-agenda. Deze agenda is veilig en met een wachtwoord afgeschermd.

 

5. Hosting

De e-mails aan WQM en de berichten via het contactformulier op de website komen binnen bij onze Domeinwinkel account en de Gmail account van WQM en worden daar bewaard, indien nodig voor de lopende communicatie met de verzender. Zowel Domeinwinkel als Gmail bieden WQM hebben ons een beveiligde e-mail omgeving toegezegd.

 

6. Back-up

De website en back-up van de website worden gehost bij wix.com. Gegevens die u achterlaat op de website van WQM worden rechtstreeks doorgestuurd naar de e-mail host en Gmail en niet op de website en of de backup bewaard.

 

7. Beveiliging systeem

Onze leveranciers Domeinwinkel, Gmail en Wix bieden een veilige omgeving voor het gebruik van gegevens. WQM heeft zelf alleen via een wachtwoord toegang tot de systemen van deze leveranciers.

 

Bewaartermijn

WQM bewaard uw gegevens nooit langer dan nodig is. De termijn omvat de periode dat wij werkzaamheden voor u uitvoeren en/of tot het moment waarop er geen sprake meer is van mogelijk vervolgcontact.  

Als uw e-mail bij ons bekend is, krijgt u van ons altijd bericht als uw gegevens door ons zijn verwijderd uit het systeem. Als wij uw gegevens volgens de wet moeten bewaren, dan krijgt u hiervan ook een bericht.

Daarnaast kunt u ons altijd verzoeken om uw gegevens uit ons systeem te laten verwijderen. U ontvangt een bevestiging als dit heeft plaatsgevonden.

Uw rechten

 

1. Recht op inzage

Wanneer u wilt, kunt u uw gegevens opvragen bij WQM. Dit kunt u doen via de contactgegevens onder aan deze verklaring.

 

2. Recht op rectificatie

Als de gegevens niet juist zijn dan kunt dit aangeven aan WQM. Wij dragen er zorg voor dat uw gegevens dan worden aangepast.

 

3. Recht op overdracht

Mocht u de gegevens nodig hebben die bij WQM opgeslagen liggen en u wilt dit laten overdragen aan derden dan zal WQM deze gegevens alleen overdragen als u hiervoor schriftelijk opdracht voor geeft.

 

4. Recht verwijderen van gegevens

Wil u niet langer dat uw gegevens bij WQM vastgelegd zijn? Dan hebt u het recht op het laten wissen van uw gegevens.

 

5. Recht indienen klacht

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat WQM niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat.

 

6. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)

Wil u niet dat WQM uw gegevens gebruikt? Dan hebt u het recht op het stoppen van het gebruik van uw persoonsgegevens.

7. Aan de inhoud van de website kunt u geen rechten ontlenen, dit in verband met eventuele tikfouten en/of hacken van de website door derden.  

 

Onze plichten

 

WQM verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten of producten van WQM via de website of email. Uw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten.

 

Uw e-mailadres en naam contactpersoon zijn bijvoorbeeld nodig om een offerte te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan WQM de betreffende dienst niet aanbieden.

 

Mocht het nodig zijn gegevens die u hebt gedeeld met WQM met anderen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst in onder aanneming), dan zal daar eerst uw schriftelijke toestemming voor worden gevraagd. Daarbij blijft deze privacy verklaring van toepassing op contacten met contactpersonen namens WQM.

 

WQM behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer WQM dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van WQM te beschermen. Daarbij trachten wij altijd uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

 

WQM zal periodiek, twee keer per jaar, deze Privacy verklaring evalueren en indien nodig wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen, zal WQM u daarvan op de hoogte brengen.

 

Heb u nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.

 

Telefoon

070 78 55 922

06 10 22 90 57

E-mail

info@wimmer.nl

 

Bezoekadres

Gebouw HNK (langs de A4)

Oude Middenweg 17

2491 AC Den Haag

Vestigingsadres

WQM

Frekehof 12

2263 KA Leidschendam

 

Bedrijfsgegevens

WQM - WIMMER BV

BTW-nr NL8029523

KvK 27144684